Pengenalan Gugus Kendali Mutu ( GKM )

Perkenalan dengan GKM

Latar Belakang.

Industri Kecil dan Menengah merupakan salah satu sektor ekonomi kerakyatan yang memegang peran penting dan strategis dalam perkembangan perekonomian Indonesia. Hal ini terbukti dengan pengalaman yang menunjukkan bahwa Industri Kecil dan Menengah memilki ketangguhan terhadap goncangan perekonomian global.

Industri Kecil dan Menengah juga merupakan sektor yang memiliki kemampuan menyerap tenaga kerja yang besar, membuka peluang berusaha dan dapat mewujudkan peningkatan dan pemerataan pendapatan masyarakat. Industri Kecil dan Menengah di Indonesia memberi kontribusi sekitar 99 persen dalam jumlah badan usaha di Indonesia serta mempunyai andil 99,6 persen  dalam penyerapan tenaga kerja (Kompas, 14/12/2001).

Industri Kecil dan Menengah (IKM) juga memiliki kelemahan yang membuatnya sulit untuk dapat berkembang. Kelemahan Industri Kecil dan Menengah terutama terletah pada faktor manajemen, dana, dan peraturan pemerintah.

Salah satu sistem manajemen yang dapat digunakan sebagai pemecahan masalah industri kecil menengah adalah sistem manajemen dengan menerapkan Gugus Kendali Mutu (GKM) di dalam perusahaan. Dengan digunakannya GKM pada industri ini diharapkan IKM ini dapat mengembangkan pasar bagi produknya.

Pengertian dan ciri Industri kecil

Industri Kecil atau usaha kecil adalah industri atau usaha yang dikelola secara mandiri, tidak mendominasi pasar, dan memenuhi standar ukuran tertentu dari sisi laba dan jumlah karyawan. Menurut Undang-Undang No.9/1995 yang dimaksud industri kecil adalah:

1)      Memiliki kekayaan paling banyak Rp.200.000.000,- (tidak temasuk tanah dan bangunan tempat usaha) atau

2)      Memiliki hasil penjualan tahunan paling banyak Rp.1.000.000.000,-

3)      Milik warga negara Indonesia.

4)      Berdiri sendiri, buakan merupakan anak perusahaan atau cabang perusahaan yang dimiliki, dikuasai atau berafiliasi baik langsung maupun tidak langsung dengan usaha menengah atau usaha besar.

5)      Berbentuk usaha orang perorang, badan usaha tidak berbadan hukum atau badan usaha yang berbadan hukum termasuk kooperasi.

Industri  Kecil mempunyai cirri-ciri  antara lain:

1)      Pelaku dan pengelola industri usaha adalah sekelompok atau beberapa orang pelaku saja

2)      Modal yang digunakan kecil

3)      Menejemen pengelolaannya masih tradisional

4)      Alat-alat yang digunakan dalam kegiatan produksi masih manual dan tradisional.

5)      Daerah pemasaran produk hanya kawasan yang kecil.

Industri kecil memiliki keunggulan dibanding industri besar yaitu:

1)      Inovasi.

Industri kecil lebih kreatif dalam menjalankan bisnisnya daripada perusahaan besar serta sangat inovatif dalam memunculkan ide-ide untuk barang atau jasa.

2)      Biaya Rendah.

Industri kecil memiliki biaya operasional yang rendah karena organisasi kecil, upah gaji rendah, dan dapat menyediakan barang dan jasa yang harganya lebih murah dibanding industri besar.

3)      Ceruk pasar.

Industri kecil lebih mampu mengisi ceruk pasar yang terisolasi dibanding dengan perusahaan besar yang harus mengeluarkan overhead cost yang tinggi.

4)      Layanan Pelanggan.

Industri kecil lebih mampu memberian pelayanan yang superior kepada pelanggan dibanding dengan perusahaan besar karena fleksibilitasnya yang tinggi dan penyesuaian lini produk dan jasa sesuai dengan tuntutan pelanggan lebih cepat.

Kelemahan yang dimiliki oleh Industri kecil terutama terletak pada faktor manajemen, dana, dan perturan pemerintah.

1)      Manajemen.

Industri kecil umumnya memiliki manajemen yang kurang baik, sering mencampuradukkan urusan bisnis dengan rumah tangga, organisasinya tidak tertata dengan baik, tenaga ahli sedikit, pengetahuan bisnis rendah.

2)      Dana.

Kurangnya dana untuk membeli bahan baku atau produk, membeli peralatan, sewa tempat, atau promosi, melatih karyawan, dan arus kas yang tidak merata merupakan kelemahan yang umumnya terdapat pada industri kecil.

Gugus Kendali Mutu.

 GKM adalah suatu sistim dalam manajemen usaha yang ditujukan untuk meningkatkan efisiensi, produktivitas dan mutu produksi, dalam rangka meningkatkan daya-saing produk yang dihasilkan. Sistim ini dilaksanakan melalui pemasyarakatan cara pandang, cara analisa dan diagnosa dan solusi sesuatu masalah (inefisiensi, produktivitas rendah dan rendahnya mutu pekerjaan/produk) di lingkungan kerja seluruh jajaran SDM perusahaan, sehingga dapat membentuk kebiasaan (habit) yang diterapkan dalam etos kerja dan budaya produksi kompetitif.

Penerapan GKM pada industri memilki fungsi dan tujuan yaitu:

1.        Penerapan/pentradisian GKM di lingkungan perusahaan IKM akan ikut mempercepat sosialisasi budaya produksi kompetitif melalui praktek nyata dalam kehidupan perusahaan sehari-hari, sehingga hasilnya akan jauh lebih efektif daripada sistim ceramah teori yang sering terkendala oleh daya-serap peserta dari kalangan IKM dan

2.         Apabila pemasyarakatan GKM dapat diterapkan semakin meluas di kalangan IKM, hal ini akan berdampak positif bagi kemajuan dan pertumbuhan IKM terutama oleh faktor pendorong knowledge-based.

Maksud digunakan GKM adalah untuk menghasilkan suatu konsep baru untuk meningkatkan mutu dan dan produktivitas kerja industri/jasa.

 Pengertian GKM di dalam perusahaan adalah sekelompok kecil karyawan yang terdiri 3-8 orang dari unit kerja yang sama dengan sukarela secara berkala dan berkesinambungan mengadakan pertemuan untuk melakukan alat kendali mutu dan proses pemecahan masalah.

GKM ini adalah untuk mendaya gunakan seluruh asset yang dimiliki perusahaan/instansi terutama sumber daya manusianya secara lebih baik, guna meningkatkan mutu dan produktivitas, nilai tambah serta meningkatkan keuntungan semua pihak termasuk produsen, karyawan, konsumen maupun pemerintah.

Tujuan penerapan GKM, antara lain untuk :

1.      Peningkatan mutu dan peningkatan nilai tambah.

2.      Peningkatan produktivitas sekaligus penurunan biaya

3.      Peningkatan kemampuan penyelesaian pekerjaan sesuai target

4.      Peningkatan moral kerja dengan mengubah tingkah laku

5.      Peningkatan hubungan yang secara antara atasan dan bawahan.

6.      Peningkatan ketrampilan dan keselamatan kerja

7.      Peningkatan kepuasan kerja.

8.      Pengembangan tim (Gugus Kendali Mutu)

Dalam pelaksanaan kegiatan pengendalian mutu, GKM memutar roda Deming (PDCA) dan melakukan 8 langkah dan 7 alat secara berkesinambungan yaitu :

a.      DELAPAN LANGKAH

Delapan Langkah yang digunakan meliputi :

P berarti “Planning” (perencanaan) meliputi 4 langkah yaitu :

L1 : Menentukan pokok masalah

L2 : Membahas penyebab

L3 : Menguji Penyebab

L4 : Menyusun rencana penanggulangan

D berarti “Do” (pelaksanaan) meliputi 1 langkah yaitu :

L5 : Pelaksanaan penanggulangan

C berarti “Check” (meneliti hasil) meliputi 1 langkah yaitu :

L6 : Meneliti hasil

A berarti “Action” (tindakan) meliputi 2 langkah yaitu :

L7 : Standarisasi

L8 : Langkah berikutnya

b.       TUJUH ALAT

Tujuh alat yang digunakan meliputi :

1.      Check Sheet atau Lembar Pengumpul Data

Check Sheet adalah merupakan alat yang mutlak diperlukan bagi mereka yang melaksanakan penelitian dan pengendalian kualitas atau kuantitas barang ataupun jasa. Karena dari data yang didapat /dikumpulkan dapat mengambil suatu gambaran, kesimpulan ataupun keputusan yang akurat.

Contoh check sheet

2.      Diagram Pareto.

Diagram Pareto adalah kombinasi dua macam bentuk grafik yaitu grafik kolom dan grafik garis, berguna untuk :

a.            Menunjukkan masalah utama/pokok masalah.

b.        Menyatakan perbandingan masing-masing masalah terhadap keseluruhan.

c.        Menunjukkan perbadingan masalah sebelum dan sesudah perbaikan

Contoh diagram pareto

3.                           Diagram Sebab Akibat (Fishbone Diagram)

Disebut juga “ Grafik Tulang Ikan”, yaitu diagram yang menunjukkan sebab akibat yang berguna untuk mencari atau menganalisa sebab-sebab timbulnya masalah sehingga memudahkan cara mengatasinya.

Penggunaan Analisis Sebab Akibat :

a.            Untuk mengenal penyebab yang penting

b.            Untuk memahami semua akibat dan penyebab

c.            Untuk membandingkan prosedur kerja

d.            Untuk menemukan pemecahan yang tepat

e.            Untuk memecahkan hal apa yang harus diilakukan

f.            Untuk mengembangakan proses

Contoh diagram tulang ikan

4.      Grafik

Grafik adalah kumpulan data yang dinyatakan dalam bentuk gambar secara sistematis Gunanya grafik :

a) Mempermudah, memperjelas serta mempercepat pembacaan data

b)Dapat memaparkan data yang lalu dan data yang baru sekaligus

c)Dapat melihat dengan jelas perbadingan dengan data lain yang berhubungan

d)Untuk membantu/mempermudah menganalisa dalam pengambilan keputusan

5.      Histogram

Histogram adalah bentuk dari grafik kolom yang memperlihatkan distribusi yang diperoleh bila mana dat dalam bentuk angka telah terkumpul

6.      Scater diagram

Menggambarkan hubungan antara dua data yang dipetakan dalam suatu diagram. Diagram tebar digunakan sebagai alat penguji hubungan antara sebab dan akibat

7.      Control chart.

Namun dalam penerapan GKM pada industri kecil 7 alat 8 langkah ini di sederhanakan menjadi 4 langkah dan 2 alat. Empat langkah yaitu :1) menetukan pokok masalah. 2). Mencari penyebab masalah dan membuat rencana perbaikan. 3). Melaksanakan perbaikan dan meneliti hasil. 4) standarisasi. Dan dua alat yang dipakai adalah check sheet dan diagram tulang ikan.